Reglemente för intern kontroll för Tanums kommun

Antaget av kommunfullmäktige den 27 juni 2016, § 62.

1 § Allmänt

Detta reglemente innehåller miniminivån för den interna kontrollen. Varje nämnd/styrelse skall anta regler för den egna interna kontrollen samt utföra den egna interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar.

2 § Intern kontroll

Med intern kontroll menas alla rutiner och reglementen som syftar till att: främja effektivitet, så att kommunens resurser används i enlighet med fattade beslut, skapa förutsättningar för rättvisande räkenskaper, det vill säga säkerställa en riktig och fullständig redovisning. Säkerheten i system och rutiner skall vara utformade så att tillgångar tryggas. De skall även förhindra att kommunen drabbas av extra kostnader på grund av avsiktliga eller oavsiktliga fel och säkerställa effektiv organisation och förvaltning.

Den interna kontrollen bör utformas med hänsyn tagen till väsentlighet och risk. Intern kontroll delas in i redovisnings- och administrations kontroller.

Nämndernas interna kontroll skall utgå ifrån de reglementen och policys som antagits för kommunen. Baserade på dessa skall varje nämnd fastställa tillämpningsregler.

3 § Förteckning över reglementen, policys, planer, fullmakter mm

Nämnderna ska ha en förteckning över de reglementen, policys och rutiner etc, som är väsentliga för den interna kontrollen inom den verksamhet dom ansvarar för. Det åligger varje nämnd att tillse att denna förteckning är uppdaterad och aktuell. Förutom reglementen, policys och rutiner som är fastställda av fullmäktige, nämnder och styrelser, ska förteckningen även inkludera övriga upprättade anvisningar och tillämpningsregler som är väsentliga för god intern kontroll.

Organisation av intern kontroll

4 § Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen.

Årlig anvisningar för intern kontroll

Kommunstyrelsen skall årligen ta fram anvisningar för nämndernas arbete med intern kontroll. Anvisningarna ska innehålla en riskanalys och områden som nämnderna särskilt ska kontrollera. Anvisningarna ska vara antagna senast i juni.

5 § Nämnderna

Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden skall tillse att

  • en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde
  • regler och anvisningar antas för den interna kontrollen.

6 § Förvaltningschefen

Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler skall antas av respektive nämnd. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.

7 § Verksamhetsansvariga

De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationer är skyldiga att följa antagna reglementen, regler, anvisningar och policys om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.

Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmaste överordnad.

Uppföljning av intern kontroll

8 § Nämndens skyldigheter

Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde.

9 § Uppföljning av intern kontroll

Nämnd skall senast i augusti månad varje år anta en särskild plan för innevarande års uppföljning av den interna kontrollen. I planen skall framgå:

  • vad som skall granskas under året
  • riskanalys för de nämndspecifika områden som valts att granskas
  • vilka reglementen, regler eller policys som berörs
  • vem som är ansvarig för granskningen
  • när granskningen skall rapporteras till nämnden.

10 § Uppföljning av intern kontrollplan

Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till nämnden.

11 § Nämndens rapporteringsskyldighet

Nämnden skall rapportera under året konstaterade fel och brister vid uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering skall ske enligt tidplan fastställd av kommunstyrelsen dock senast under januari nästkommande år. Rapportering skall samtidigt också ske till kommunens revisorer.

12 § Kommunstyrelsens skyldigheter

Kommunstyrelsens skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana. Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i kommunens företag.

Kontakt

Kundcenter

Tel. 0525-180 00
Fax. 0525-183 00
kommun@tanum.se

Måndag-fredag 8.00-16.30

Besöks/postadress

Apoteksvägen 6
457 81 Tanumshede