Reglemente för intern kontroll för Tanums kommun och dess helägda bolag

Antaget av kommunfullmäktige den 25 november 2024, § 143.

§1 Syfte med reglementet

Kommuner ska arbeta med intern kontroll för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett effektivt, säkert och lagenligt sätt. Intern kontroll är en process som stödjer att uppnå mål genom att identifiera risker, övervaka och förbättra rutiner, och säkerställa att resurser används på ett ekonomiskt och ansvarsfullt sätt.

Syftet med reglementet är att ange ansvarsfördelning för att säkerställa att kommunen som helhet och dess nämnder och bolagsstyrelser för helägda bolag har en tillräcklig intern kontroll, enligt kommunallagen 6 kap §6 och aktiebolagslagen 8 kap §4. I dokumentet avser fortsättningsvis benämningen bolagsstyrelser enbart helägda bolag.

Detta reglemente innehåller miniminivån för den interna kontrollen. Till reglementet beslutar kommunstyrelsen om riktlinjer för intern kontroll.

§2 Om intern kontroll

Den interna kontrollen handlar ytterst om att bidra till att kommunens verksamhet bedrivs ändamålsenligt och kvalitativt samt med invånarnas bästa för ögonen och att på en rimlig nivå säkerställa:

• Säkerställa laglighet och regelefterlevnad
• Effektiv och säker resursanvändning
• Förebygga och upptäcka fel och oegentligheter
• Stärka transparens och ansvarstagande
• Förbättra kvaliteten i verksamheten
  

§ 3 Allmänna krav, organisation och ansvarsroller

§ 3.1 Allmänna krav på intern kontroll

Nämnder och bolagsstyrelser ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med den ansvarsfördelning och de mål och styrdokument som kommunfullmäktige har beslutat samt i enlighet med de styrdokument som gäller för verksamheten. Nämnder och bolagsstyrelser ska se till att väsentliga risker inom ansvarsområdet identifieras, analyseras, prioriteras, åtgärdas och följs upp. I detta arbete ska hänsyn tas till värderingen av riskerna och de resurser som krävs för att åtgärda dessa. Arbetet ska genomföras i enlighet med riktlinjer för intern kontroll som kommunstyrelsen fastställer och dokumenteras i beslutade mallar.

§ 3.2 Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige tar del av arbetet med den interna kontrollen i samband med årsredovisningen. I och med detta får kommunfullmäktige en redovisning om verksamheten har bedrivits i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och uppdrag för respektive nämnd.

§ 3.3 Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger att ansvara för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen och att riktlinjer för intern kontroll upprättas och revideras. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade systematik för intern kontroll och, i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder.

§ 3.3.1 Årliga anvisningar för intern kontroll

Kommunstyrelsen ska årligen ta fram anvisningar för nämndernas arbete med intern kontroll. Anvisningarna ska innehålla en riskanalys och områden som nämnderna särskilt ska kontrollera. Kommunstyrelsen beslutar om vilka kommunövergripande kontrollområden som ska gälla. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.

§ 3.4 Nämnder och bolagsstyrelser

Nämnder och bolagsstyrelser har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Detta inbegriper kommunstyrelsen som egen nämnd. Den enskilda nämnden ska tillse att

• en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde
• regler och anvisningar antas för den interna kontrollen.
  

§ 3.5 Förvaltningschef och verkställande direktör

Inom nämnders och bolagsstyrelsers ansvarsområden har respektive högsta chef ansvar för att utforma organisation och arbetssätt som säkerställer en god intern kontroll enligt kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndens eller bolagsstyrelsens styrdokument och beslut. Brister i verksamheten och i den interna kontrollen ska åtgärdas och rapporteras till nämnd eller bolagsstyrelse.

§ 3.6 Verksamhetsansvariga

De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationer är skyldiga att följa antagna reglementen, riktlinjer, anvisningar och policys om intern kontroll samt att informera övriga anställda om riktlinjernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmaste överordnad.

§ 3.7 Medarbetare

Alla medarbetare ska följa fattade beslut, antagna styrdokument, processer och arbetssätt och bidra till utvecklingen av verksamheten. Anställda ansvarar för att uppmärksamma eventuella brister och avvikelser rapporteras till närmaste chef.

§ 3.8 Revision

Revisorerna granskar om nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll är tillräcklig samt om kommunstyrelsen tagit sitt kommunövergripande ansvar för den interna kontrollen. Revisorerna rapporterar till kommunfullmäktige.

§ 4 Plan, uppföljning och rapportering

§ 4.1 Plan för intern kontroll

Varje nämnd och bolagsstyrelse ska årligen besluta om en plan för den interna kontrollen. Planen ska tas fram i samband med framtagandet av internbudgeten eller affärsplan. Planen för intern kontroll ska utformas i enlighet med riktlinjer som kommunstyrelsen fastställer och i beslutade mallar.

§ 4.2 Rapportering till nämnd eller bolagsstyrelse

Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen rapporteras till nämnden eller bolagsstyrelsen minst en gång per år. Rapporteringen ska utformas i enlighet med riktlinjer som kommunstyrelsen fastställer och i beslutade mallar.

§ 4.3 Rapportering till kommunstyrelsen

I samband med årsbokslut ska nämnder och bolagsstyrelse rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska utformas i enlighet med riktlinjer som kommunstyrelsen fastställer och i beslutade mallar.

§ 4.4 Kommunstyrelsens utvärdering och rapportering

Med utgångspunkt i nämnders och bolagsstyrelsers rapporter ska kommunstyrelsen analysera och utvärdera den interna kontrollens samlade resultat. Kommunstyrelsen ska rapportera resultatet av analysen och utvärderingen till kommunfullmäktige i årsredovisningen.