Regler för användande av betalkort, kontokort etc

Antagna av kommunfullmäktige den 16 december 1996, § 109.

Betalkort är ett av de betalningsmedel som kommunen kan använda sig av. I första hand ska kommunen sträva efter att betalningar sker med post- eller bankgiro med faktura från leverantörer som underlag. I vissa fall är inte fakturering från leverantörer önskvärd eller möjlig, utan betalning måste ske på annat sätt exempelvis genom kontantbetalning, betalkort etc.

De inköp som idag görs hos lokala leverantörer upplevs som krångliga och administrativt jobbiga både för leverantörerna och kommunen. Inköpen sker av många olika personer hos kommunen och gäller många gånger bara enstaka artiklar. Dessa inköp betalas idag antingen med faktura eller i undantagsfall med kontantbetalning. Betalning med betalkort skulle vara ett bättre alternativ både för leverantören och kommunen, både ur kontroll- och administrativ synpunkt.

Betalning med betalkort innebär vissa fördelar:

• Enklare administration
• Lägre kostnader
• Innehavaren av betalkort legitimeras att köpa för Tanums kommuns räkning
• Bättre internkontroll
• Kontanthantering undviks

Det är väsentligt att rutiner och internkontroll är god vid alla former av kommunala betalningar. Följande regler föreslås vid användande av betalkort.

Beslut

Nämnd eller de nämnden utser ska ta beslut om vilka förtroendemän och tjänstemän inom nämndens område som ska ha betalkort.

Ansvar

Kortet är personligt och får bara användas av kortinnehavaren. Kortet är en värde-handling och ska förvaras på ett betryggande sätt. Vid en förlust av kortet ska kortinnehavaren omedelbart anmäla detta till utfärdande betalkortsföretag. I övrigt ska betalkortsinnehavaren följa de regler som betalkortsföretaget utfärdar.

Användningsområde

Kortet är avsett för tjänstebruk och får inte användas för privat bruk.

Betalning vid representation

I de fall en arbetstagare endast använder betalkort vid representation kan, om arbetsgivaren och arbetstagaren träffat överenskommelse om detta, ett av arbetstagarens privata betalkort användas. Arbetsgivaren ska i så fall betala årsavgiften för kortet.

Betalkort

Betalkortet får inte användas för kontantuttag.

Limitnivå

För varje betalkort ska beslutas om en nivå för det maximala belopp som kortet kan användas för per månad. Beslut om limitar ska tas av nämnd eller den nämnden utser.

Redovisning

De inköp som noteras på den fakturan från betalkortsföretaget ska verifieras med följesedel, kvitto etc. På följesedlar, kvitton etc ska tydligt anges vad representationen, hotellövernattningen, taxiresan mm avser, för att det enkelt ska kunna avgöras om kostnaderna uppkommit vid tjänsteförrättning och ska betalas av kommunen. Inköp som inte kan verifieras ska betalas av den enskilde.