Policy för inköp och upphandling

All inköp och upphandling ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen om upphandling av koncessioner (LUK) samt annan berörd lagstiftning. Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där kommunens gemensamma bästa har företräde framför enskilda verksamheters intresse.

1. Syfte

Policyn ska säkerställa att kommunens upphandlingar och inköp görs i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning och denna policy. Vidare skall policyn säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till lägsta kostnad köps in samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn är en naturlig del av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet.

2. Omfattning

Dessa regler gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom samtliga nämnder.

3. Gällande lagstiftning och regelverk

Övergripande regelverk för all upphandling är EU:s upphandlingsdirektiv, vilket ligger till grund för LOU, LUF, LUK och annan svensk lagstiftning.

Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av De grundläggande

principerna: principen om fri rörlighet för varor, principen om etableringsfrihet, principen om frihet att tillhandahålla tjänster samt de följande principer som följer av dessa.

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika, t ex få samma information vid samma tillfälle.

Principen om icke-diskriminering innebär att det inte är tillåtet att diskriminera en leverantör, främst på grund av nationalitet.

Transparensprincipen innebär att upphandlingar ska vara klara och tydliga och av förutsebarhet och öppenhet.

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och liknande som är utställda av behörig myndighet i ett annat land inom EU ska godtas.

Proportionalitetsprincipen innebär att krav i upphandlingar måste ha ett naturligt samband med det som upphandlas och inte får vara oproportionerligt hårda i förhållande till det syfte som önskas uppnås.

4. Organisation

4.1 Kommunstyrelsens roll

Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet. Avser upphandlingen en vara/tjänst som berörs av flera nämnder handläggs  upphandlingen av kommunstyrelsen.

4.2 Upphandlingsfunktionens roll

Upphandlingen sker genom kommunens upphandlings­funktion, som utgörs av upphandlare vid kommunens ekonomiavdelning. Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar och står för den interna/externa informationen angående LOU, LUF och LUK.

Upphandlingsfunktionen tillser att det hålls Certifieringsutbildningar till samtliga som deltar i upphandlingar och gör inköp.

Upphandlingsfunktionen genomför elektronisk annonsering av kommunens upphandlingar som ska annonseras enligt LOU, LUF och LUK.

Upphandlingsfunktionen har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär och de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter, samt hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd/förvaltning.

Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal som upphandlats av andra organisationer.

Upphandlingsfunktionen äger rätt att företräda kommunen i domstol vid upphandlingsärenden.

4.3 Nämndens och förvaltningens roll

Varje nämnd ansvarar för att gällande lagstiftning och denna policy efterlevs, att ansvar och befogenheter i upphandlings- och inköpsverksamheten fastställs, samt att medarbetare har den kompetens som krävs för att genomföra upphandling och inköp på ett korrekt sätt.

Vid upphandling är det förvaltningens uppgift att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas.

Vid samordnade upphandlingar ska förvaltningen bistå med information om behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen.

Var och en som för kommunens räkning deltar i en upphandling eller gör ett inköp ska vara Certifierad beställare. Den som genomför inköp eller upphandling ska då ansvara för att upphandlingen eller inköpet sker i enlighet med LOU/LUF/LUK och kommunens policy för inköp och upphandling, samt riktlinjer för upphandling och inköp.

5. Genomförande

5.1 Samordnad upphandling

Upphandlingsverksamheten inom kommunerna i norra Bohuslän, mellan kommunen och dess bolag samt mellan nämnderna, ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi, dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med övriga kommuner, myndigheter och upphandlingsorganisa­tioner där så är lämpligt.

5.2 Beslut och avtalstecknande

Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, anmälan för deltagande i upphandling, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal. Vid samordnad upphandling skall kommunen tillse att beslut kan fattas inom fastställd tidsram för upphandlingen.

5.3 Ramavtal

Utformningen av ramavtal beskrivs i LOU/LUF. Ramavtal används för att kommunen på ett affärsmässigt och rationellt sätt ska kunna uppfylla LOUs regler. Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (Certifierad beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören.

Inköps- och avropsansvariga (Certifierade beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa nyttjas.

5.4 Avtalstrohet

En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att kommunerna använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär ett ökat intresse från företag att delta i kommunernas upphandlingar. Det åvilar respektive förvaltningschef att tecknade avtal följs.

5.5 Hållbar utveckling

Krav på miljöhänsyn samt sociala och etiska hänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet inom kommunen.

5.6 Direktupphandling

Vid direktupphandling gäller principerna för offentlig upphandling (punkt 3) och konkurrens ska alltid sökas. Det är i regel om avtal saknas som direktupphandling kan ske samt om värdet understiger lagstadgad beloppsgräns. Värdet beräknas för hela kommunens samlade inköp inom räkenskapsåret, eller en tänkt avtalsperiod, av respektive vara eller tjänst. Bedömning av möjlighet till samordnad upphandling ska ske även vid direktupphandling.

Utförliga riktlinjer och beloppsgränser för direktupphandling framgår av ”Riktlinjer för inköp och direktupphandling för Tanums kommun”.

5.7 Skadestånd

Varje verksamhet ansvarar för de enskilda upphandlingar som görs inom ramen för den egna verksamhetens behov. Skulle kommunen bli skadeståndsansvarig vid ett enskilt ärende skall
verksamheten ansvara för den ekonomiska skadan. Skadeståndsansvaret för upphandlingar som gjorts för hela kommunens räkning vilar på den gemensamma förvaltningen.

5.8 Dokumentation

Alla upphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar skall dokumenteras och diarieföras så att skälen för beslut är tydliga och enkla att återredovisa.

6. Affärsetiskt förhållningssätt

Kommunen arbetar på medborgarnas uppdrag och ska iaktta saklighet och opartiskhet i enlighet med de krav som uppställs i regeringsformen. Detta innebär att anställda och förtroendevalda ska handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen. Kommunens ”Policy mot mutor i Tanums kommun” antagen av kommunfullmäktige 31 mars 2014, § 25 med tillhörande ”Handbok mot mutor i Tanums kommun”, skall alltid beaktas.

Förtroendevalda och anställda som har personliga intressen i eller förhållanden till leverantörsföretag ska inte vara inblandade i upphandlings- eller inköpsprocesser om det kan påverka utgången av upphandlingen eller inköpet. En förtroendevald eller anställd som till exempel i rollen som beställare kommer i kontakt med en leverantör i en sådan omfattning att man skapar en nära affärsrelation till leverantören ska undvika att anlita samma leverantör i privata angelägenheter.

7. Revidering

Denna policy för inköp och upphandling ska utvärderas och revideras vid behov. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna utvärdering sker och föreläggs kommunfullmäktige.

Kontakt

Kundcenter

Tel. 0525-180 00
Fax. 0525-183 00
kommun@tanum.se

Måndag-fredag 8.00-16.30

Besöks/postadress

Apoteksvägen 6
457 81 Tanumshede

Upphandling

Upphandlingsenheten

Sandra Morin
Tel. 0525-180 78

Paula Kellett
Tel. 0525-182 91

Besöks/postadress

Apoteksvägen 6
457 81 Tanumshede