Riktlinjer för inköp och upphandling

1. Inledning

Dessa regler är ett komplement till den antagna policyn för inköp och upphandling.

Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet.

Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling - nedan kallad LOU, Lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna - nedan kallad LUF, Lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS), och Lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner – nedan kallad LUK anger regelverket för all offentlig upphandling.

Upphandlingsverksamheten ska i möjligaste mån samordnas inom kommunen, samt inom samarbetsområdet för norra Bohusläns fem kommuner och/eller Uddevalla, Vänersborgs samt Trollhättans kommun.

2. Syfte

Riktlinjerna ska vara ett stöd för den som gör beställningar från
befintliga ramavtal eller handlägger en direkt­upphandling. Riktlinjerna följer antagen Policy för inköp och upphandling. Vid inköp, direktupphandling och upphandling ska beställaren vara Certifierad Beställare och ha kunskap om både policyn och riktlinjerna samt annan för uppdraget relevanta regler och lagstiftning.

3. Genomförande

3.1 Behörighet för beställningar och upphandlingar

Anställda i kommunen, som avropar från avtal, gör direktupphandlingar, deltar i upphandlingar samt attesterar fakturor ska vara Certifierad Beställare. Detta blir man genom att genomgå en beställarutbildning i upphandlingsenhetens regi.
Förvaltningschef är skyldig att tillse att anställda som utför ovan deltar.

Upphandlingsenheten skall erbjuda möjlighet till beställarutbildning för Certifierad Beställare minst två gånger per termin eller oftare vid behov.

Certifierad Beställare blir man efter deltagande i utbildning. Syftet med att identifiera och certifiera våra beställare är att få ett mindre antal beställare som då är kunniga i sin roll.

3.2 Beställning

Beställare ska alltid använda sig av kommunens tecknade ramavtal. Beställare är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal med tillhörande nettoprislista som finns. Finns inget ramavtal för det aktuella varu-/tjänsteområdet skall detta upphandlas.

Efter godkänd leverans av varan eller tjänsten skall fakturan kontrolleras, konteras och attesteras enligt gällande ekonomi- och attestreglemente. Betala aldrig en faktura innan leverans.

Stämmer inte fakturan överens med leveransen eller överenskommet pris, reklamera omgående och begär omleverans eller kreditfaktura.

3.3 Ramavtal

Utformningen av ramavtal beskrivs i LOU/LUF. Ramavtal används för att kommunen på ett affärsmässigt och rationellt sätt ska kunna uppfylla LOU:s regler. Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören inom ett specificerat område av varor eller tjänster. Kommunen kan under avtalsperioden göra successiva beställningar med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är beställare ska beställa sitt behov direkt hos leverantören.

3.4 E-handel

De varor och tjänster som finns i e-handelssystemet skall beställas i systemet av de godkända och Certifierade Beställare som är upplagda i systemet. Varje förvaltning ansvarar för att beställare får beställarutbildning och utbildning i systemet samt tillgång till detta. Om lämpligt ska det ställas villkor i upphandlingar som möjliggör en ökad del e-handel.

4. Direktupphandling

Direktupphandling är en upphandlingsform som är reglerad i LOU/LUF/LUK och är tillämplig om den upphandlande myndigheten inte har något avtal/ramavtal som omfattar den tänkta varan eller tjänsten samt att värdet inte överstiger 28 procent av tröskelvärdet inom LOU, 26 procent av tröskelvärdet inom LUF eller 5 procent av tröskelvärdet inom LUK.

För 2018 är gränsvärdet för direktupphandling enligt LOU 586 907 kr, LUF 1 092 436 kr och LUK 2 631 028 kr.

Värdet beräknas för kommunens samlade inköp inom en tänkt avtalsperiod av respektive vara eller tjänst. Finns ingen tänkt avtalsperiod beräknas värdet per kalenderår. Det är inte tillåtet att dela upp upphandlingen i avsikt att komma under de olika beloppsgränserna för direktupphandling.

Grundläggande för all direktupphandling är att upphandling ska göras affärsmässigt och i konkurrens. Anbud och anbudsgivare ska behandlas lika och rättvist. De grundläggande principerna i EU:s upphandlingsdirektiv samt kommunens inköps- och upphandlingspolicy gäller även vid direktupphandling.

Samordning av upphandling ska alltid ske inom kommunen men kan också ske över kommungränserna.

4.1 Upphandlingsförfarande vid direktupphandling

Nedanstående punkter är viktiga att tänka på vid alla nivåer av direktupphandlingar:

  • Alla beloppsgränser gäller exklusive moms.
  • Beloppsgränserna gäller för kommunen som helhet, vilket innebär att nivåerna på direktupphandlingar skall räknas samman både inom förvaltningen och mellan de olika förvaltningarna.
  • Kontrollera att leverantörer är godkända enligt vårt samarbetsavtal med Skatteverket. Dvs att leverantören och eventuella underleverantörer innehar F-skattsedel och/eller är momsregistrerad med mera.
  • Avtala alltid om vad som gäller för leveransvillkor, fraktavgifter och garantier.
  • Vid avtal/beställning, hänvisa gärna till standardavtal t.ex. ALOS 05.
  • Observera att finansieringsformen inte är avgörande för upphandlingsformen, regler för upphandling gäller även för leasing, kortköp mm.

Nivå 1 Inköpssumma upp till 100 000

Vid enstaka inköp upp till ett 100 000 krävs ingen skriftlig jämförande offertförfrågan. Lämplig affärsmässig handläggning ska ändå ske, se ovan punkter om direktupphandling.

Nivå 2 Inköpssumma 100 001 kr till 586 907 kr för LOU och 1 092 436 kr för LUF samt inköpssumma 100 001 kr–2 631 028 kr för LUK enligt år 2018 fastställda värden

Vid upphandlingar över 100 000 kr skall alltid upphandlare kontaktas innan upphandlingen.

Annonsering

I samverkan med upphandlaren ska annonsering på hemsida och/eller via allmänt tillgänglig databas samt i lokalpress alltid övervägas.

Anbud

Skriftligt anbud via upphandlingssystem eller, i undantagsfall, per post, ska infordras från minst tre leverantörer om möjligt. Den rådande konkurrenssituationen skall alltid nyttjas, det vill säga eventuellt fråga fler leverantörer samt annonsera externt. Absolut sekretess gäller under upphandlingsperioden fram tills beslut om leverantör har fattats.

Anbudsöppning

Anbud inkomna via upphandlingssystem öppnas i systemet. Vid manuell anbudsöppning ska minst två personer delta. Anbuden förtecknas i öppningsprotokoll och ska skriftligen bestyrkas av dem som deltar i öppning.

Beslut

Skriftligt beslut skall alltid fattas och skrivas under av behörig. Beslutet skall delges samtliga anbudsgivare. Var uppmärksam på att anbud kan innehålla information som omfattas av sekretess även efter det att ett beslut om leverantör har fattats. Rådgör med upphandlare.

Frivillig avtalsspärr

Möjligheten att iaktta frivillig avtalsspärr ska alltid övervägas tillsammans med upphandlaren. Den frivilliga avtalsspärren föregås av ett tilldelningsbeslut som skickas till de leverantörer som lämnat anbud i upphandlingen. Avtalsspärren gäller i tio dagar och ger leverantörerna möjlighet att överpröva upphandlingen i förvaltningsdomstol.

Dokumentation

Lagkrav på dokumentation på direktupphandlingar, dvs samtliga inköp över 100 000 som ej är via befintliga avtal, över 100 000 kr innebär att följande ska dokumenteras:

  • Den upphandlande myndighetens namn eller enhetens namn och organisationsnummer.
  • Avtalsföremålet.
  • Avtalets löptid och uppskattat värde samt när avtalet ingicks.
  • Om och hur konkurrensen togs till vara.
  • Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud.
  • Vilken leverantör som tilldelats avtalet.
  • Det viktigaste skälet för tilldelningen, dvs. val av leverantör.

Blankett för upphandling över 100 000 ska alltid fyllas i. Förutom blanketten ska det upprättas en anbudssammanställning och ett beslutsprotokoll. Upphandlingsenheten tillhandahåller blankett. Diarieför ärendet.

Frivillig avtalsspärr

Möjligheten att iaktta frivillig avtalsspärr ska alltid övervägas tillsammans med upphandlaren. Den frivilliga avtalsspärren föregås av ett tilldelningsbeslut som skickas till de leverantörer som lämnat anbud i upphandlingen. Avtalsspärren gäller i tio dagar och ger leverantörerna möjlighet att överpröva upphandlingen i förvaltningsdomstol.

Avtal/beställning

Skriftligt avtal eller beställning ska göras.

4.2 Upphandling över beloppsgränsen för direktupphandling

Då värdet för upphandlingen överstiger gränsen för direktupphandling, se 4.1 Nivå 2, ska varan/tjänsten inte direktupphandlas. Undantaget då något av kriterierna för att få tillämpa direktupphandling eller är ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda:

  • Om det inte lämnats några anbudsansökningar/anbud, eller inte lämnats några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt
  • Om det som upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl, eller på grund av ensamrätt, kan fullgöras endast av en viss leverantör
  • Om det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller liknande
  • Om kriterierna för synnerliga skäl är uppfyllda

Vid ovanstående fall beakta möjligheten att tillämpa frivillig förhandsinsyn, se nedan.

Frivillig förhandsinsyn

Förhandsinsyn kan användas när den upphandlande myndigheten eller enheten anser att den har rätt att göra ett inköp utan att genomföra en annonserad upphandling. Möjligheten att iaktta frivillig förhandsinsyn ska alltid övervägas tillsammans med upphandlaren.

Den frivilliga förhandsinsynen föregås av en annons i en allmänt tillgänglig databas. En avtalsspärr om tio dagar löper efter publiceringen av förhands­­insynen. Under denna period kan leverantörer begära över­prövning av upphandlingen, och avtal får inte tecknas mellan myndigheten och vinnande anbudsgivare. En korrekt genom­förd förhandsinsyn medför att avtalet efter att avtalsspärren löpt ut inte kan ogiltig­förklaras. Frivillig förhandsinsyn hindrar dock varken att leverantörer kan komma att kräva skadestånd eller att Konkurrensverket kan ansöka om upphandlingsskadeavgift om en otillåten direkt­upphandling genomförts.

Upphandling över gränsvärdet för direktupphandling görs alltid efter samråd med upphandlare.

5. Hållbar upphandling

Krav på miljöhänsyn samt sociala och etiska hänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet som utförs av kommunen.

Produkter och tjänster som medför så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska användas, då det är ekonomiskt försvarbart.

Varje upphandlande enhet har att bedöma om det är möjligt att ta sociala hänsyn vid upphandling. Sociala hänsyn i upphandlingar kan exempelvis vara anställningsvillkor, anti­diskrimi­nerings­klausuler, krav på tillgänglighet och användbarhet för personer med funktions­nedsättning, standard på arbets­miljön, möjliggörande av praktik­platser, viss andel funktions­ned­satta eller långtidsarbetslösa alternativt att anbudsgivaren vid utförandet av arbetet gör något för att främja jämlikhet eller mångfald. Det är möjligt att ställa sociala krav i alla faser av en upphandling dvs. i kvalificerings­­fasen, utvärderingsfasen eller som ett särskilt kontrakts­villkor.

En ny lagstiftning angående arbetsrättsliga villkor trädde i kraft 1 juni 2017, proposition 2016/17:163, vilken syftar till att motverka att offentliga kontrakt fullgörs av arbetstagare som inte har skäliga arbetsvillkor och att minska risken för snedvridning av konkurrensen genom social dumpning. Syftet med upphandlingsreglerna är att säkerställa att de anställda som utför arbete för det offentliga ska ha de villkor som arbetsmarknadens parter kommit överens om samt att offentliga medel inte ska bidra till att arbetstagare som utför arbete i andra länder än Sverige gör detta under förhållanden som inte är förenliga med ILO:s kärnkonventioner.

I korthet innebär bestämmelserna att upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ställa arbetsrättsliga villkor om lön, semester och arbetstid i nivå med kollektivavtal om det är behövligt. Denna skyldighet, att säkerställa att antagen leverantör ger sina anställda åtminstone vissa minimivillkor, gäller vid upphandling av varor, tjänster, byggentreprenader samt koncessioner som uppgår till minst de tröskelvärden som gäller enligt respektive lag. Bestämmelserna innebär dock inte att det blir tillåtet att ställa krav på att leverantören ska vara bunden av ett kollektivavtal. Om svensk rätt inte är tillämplig ska villkor i vissa fall ställas enligt ILO:s kärnkonventioner.

Krav på kollektivavtal eller kollektivavtalsliknande avtal ska ställas när det är möjligt även på upphandlingar under tröskelvärdet.

Kraven som ställs ska utformas så att de inte diskriminerar leverantörer från andra regioner eller länder, vara proportionerliga, ha en koppling till föremålet för kontraktet, samt vara möjliga att kontrollera.

6. Beslut och avtalstecknande

Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar
ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal. Detta gäller även för undertecknande av anmälan till upphandling som genomförs av annan kommun.

Upphandlare anmäler kommunen till upphandlingar på SKL Kommentus samt Kammarkollegiet på uppdrag från ansvarig inom respektive förvaltning.

Kommunchef tecknar anmälan till ombudsupphandlingar till kommuner i vårt samarbetsområde.

Kommunen tecknar inte avtal med leverantörer som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet.

7. Säljare och telefonsäljare

Det finns ingen skyldighet att ta emot säljare och det rekommenderas inte mer än i de ramavtal som bygger på säljbesök, till exempel yrkeskläder. Är säljare påstridiga: hänvisa till kommunens upphandlare eller till förvaltningschefen för verksamheten.

Detsamma gäller telefonsäljare. Vid telefonförsäljning är det viktigt att avböja alla eventuella köpbekräftelser eftersom kommunen som juridisk person inte har någon ångerrätt.

8. Inköp

Vid inköp på ramavtal har leverantören som regel kommunens eller bolagets fakturaadress. Det är dock du som beställare som har ansvar för att se till att just din beställning får rätt referensnummer. Ofta sker beställningar på ramavtal via eBuilder, via webbsidor med inloggning eller andra med leverantören fastställda rutiner.

När det gäller inköp där vi inte har ramavtal, till exempel i en lokal butik eller restaurang, betalar man med fördel med betalkort. Betalkort är till för mindre frekventa inköp. Regler för korthantering och ansökan finns i kommunens kortpolicy.

Har man inget betalkort kan man be om en faktura mot rekvisition. Det är beställare/köpare som är skyldiga att lämna en rätt ifylld och underskriven rekvisition vid köp. Den kan då användas som underlag vid fakturering av leverantören. Som anställd i kommunen/bolagen har man inte rätt att göra inköp mot faktura ”över disk” utan att lämna en rekvisition även om säljaren skulle godta detta.

På rekvisitionen ska det framgå kommunens/bolagens fakturaadress, referensnummer, leverantör, typ av vara/tjänst, namn på den som fått rekvisitionen utställd på sig samt vara underskriven av behörig person. För inköp på t ex webbsidor ska ni fylla i era fakturaadresser samt referensnummer, och finns det möjlighet att ange ditt namn är det en fördel.

Ovanstående rutiner är viktiga för att inkommen faktura enkelt ska kunna hanteras och betalas i tid.

9. Regler för privatköp

För anställda och förtroendevalda är det ej tillåtet att beställa varor och tjänster för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillåtet att köpa varor eller tjänster till kommunen från privatpersoner. Vid inköp för kommunens räkning är det ej tillåtet att använda privata bonus-/medlemskort, som MedMera, ICA etc.

10. Undantagna upphandlingsområden oavsett belopp

Verksamhetsansvarig beslutar inte om inköp av varor och tjänster som avser IT, telefoni, fordon och leasing.

  • IT avseende datorer inklusive tillbehör, surfplattor, skrivare samt kopiatorer upphandlas alltid av IT-enheten. Inköp sker av IT-enheten eller enligt instruktioner från IT-enheten. Utvecklingsenheten inom barn- och utbildningsenheten upphandlar surfplattor till elever och datorer till lärare (iPads och MAC).
  • Programvaror och/eller verksamhetssystem får endast köpas in efter samråd med IT-enheten.
  • Telefoni så som fasta telefoner, mobiltelefoner och abonnemang upphandlas alltid av Kundcenter. Inköp sker enligt instruktion från Kundcenter.
  • Leasingavtal, oavsett typ av vara/tjänst, beslutas och tecknas endast av kommunchef.
  • Fordon upphandlas av kommunstyrelsen och samordningsansvarig för fordon. Endast kommunens samordningsansvarige för fordon får avropa på dessa avtal.

Kontakt

Kundcenter

Tel. 0525-180 00
Fax. 0525-183 00
kommun@tanum.se

Måndag-fredag 8.00-16.30

Besöks/postadress

Apoteksvägen 6
457 81 Tanumshede

Upphandling

Upphandlingsenheten

Sandra Morin
Tel. 0525-180 78

Paula Kellett
Tel. 0525-182 91

Besöks/postadress

Apoteksvägen 6
457 81 Tanumshede