Finanspolicy

Antagen av kommunfullmäktige den 3 mars 1998, § 11.

1. Allmänt

1.1 Övergripande målsättningar för finansverksamheten

Kommunens finansverksamhet skall bedrivas på ett säkert och effektivt sätt. Verksamheten skall bedrivas helt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls.
Medelsförvaltningen skall medverka till att kapitalanskaffning- och användning i kommunen och dess företag blir effektiv och att kommunens räntenetto i ett långsiktigt perspektiv och med beaktande av säkerhetsaspekten, blir så bra som möjligt.
Inom ramen för kommunallagens bestämmelser och denna policy skall kommunens upplåning ske till lägsta kostnad och de egna medlen placeras med god avkastning.
I lag om kommunal redovisning finns bestämmelser om bokföring och rapportering av finansiella transaktioner och ställning.

1.2 Finanspolicyns syfte och omfattning

Finanspolicyn syftar till att i ett sammanhang lägga fast mål och riktlinjer för kommunen och de kommunala företagen inom följande områden:

• beslutanderätt, organisation och rapportering
• koncernsamordning av finansverksamheten
• likviditetsplanering
• upplåning och leasing
• placering
• utlåning
• försäkringsinstrument
• borgen och garantier

Policyn inkluderar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som fullmäktige enligt 8 kap 3 § Kommunallagen har att fastställa.
I det av fullmäktige fastställda reglementet för kommunstyrelsen finns ytterligare regler för styrelsens verksamhet och beslutanderätt. I reglementet fastläggs bl a styrelsens övergripande ansvar för kommunens och kommunkoncernens ekonomi samt dess ansvar för medelsförvaltningen. I reglementet preciseras också vilka grupper av ärenden som kommunfullmäktige delegerat till styrelsen. Kommun-styrelsen beslutar om vilka personer som har rätt att ingå och påteckna avtal m m för kommunens räkning.
I fullmäktiges årliga budgetbeslut fastläggs balansbudget, olika kompletterande riktlinjer, beloppsgränser för upplåning etc. Dessa skall också beaktas i finansverksamheten.

2. Finansförvaltningens organisering

2.1 Kommunen och de kommunala företagen

För att hantera koncernens ekonomi effektivt, skall kommunen på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, koordinera de finansiella frågorna för de enheter som ingår i kommunkoncernen.
Samordningen mellan kommunen och de kommunala företagen regleras i denna policy samt i avtal och/eller ägardirektiv.
I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang de hel- och samägda företag där kommunen har ett rättsligt bestämmandeinflytande. Företagen förtecknas i bilaga 1.

2.2 Ansvars- och befogenhetsfördelning

2.2.1 Övergripande

För den kommunala koncernen skall följande ansvars- och befogenhetsfördelning gälla inom den finansiella verksamheten.
Kommunfullmäktige Beslutar om övergripande riktlinjer och policy för kommunen och de företag som anges i bilaga 1. Beslutar om ramar för upp- och utlåning samt borgensåtagande för de kommunala företagen samt övriga finansiella mål.
Kommunstyrelsen Ansvarar för kommunens medelsförvaltning. Inom ramen för fullmäktiges delegation, beslutar styrelsen om upplåning och borgen till de kommunala företagen. Placering av medel. Externförvaltningsuppdrag. Förvaltning av andra organisationers medel. Se i övrigt reglemente för styrelsen.
Ekonomikontoret Ekonomikontoret ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet av den finansiella verksamheten.
De kommunala företagen I kommunkoncernens företag skall respektive styrelse fastställa en finanspolicy som i tillämpliga delar skall baseras på denna policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv och avtal. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker.
De kommunala förvaltningarna Följer i sin verksamhet reglerna i den finansiella policyn.
I övrigt gäller vad som anges i fastställda reglementen och delegationsbeslut.

2.2.2 Ekonomikontoret

Ekonomikontorets uppgift är att
Ha det övergripande ansvaret för kommunkoncernens finansiella verksamhet.
Bevaka utvecklingen i de finansiella marknaderna.
Lämna erforderlig service i finansiella frågor till koncernens olika enheter.
Ombesörja att kommunstyrelsen och bolagen erhåller fastställda rapporter om den finansiella utvecklingen och ställningen samt i övrigt, hos styrelsen, initiera frågor som är av vikt för kommunens finansverksamhet.

2.2.3 Internbanken

Ekonomikontoret skall via internbanksverksamheten svara för följande:
Administration och samordning av koncernens betalningsströmmar genom koncernkonto.
Placera koncernens likviditeter.
Utföra koncernens upp- och utlåning.

2.3 Extern förvaltning av kommunens medel

I de fall extern förvaltning förekommer, skall avtal upprättas mellan kommunen/ kommunkoncernen och den externa förvaltaren. Avtalet skall utformas så att den externa förvaltarens uppdrag inte tillåter denne att placera pengar i strid med finanspolicyn. I avsnitt 2.2 anges vem som beslutar om förvaltningsuppdrag.

2.4 Kommunens förvaltning av andra organisationers medel

Om kommunen handhar någon annan organisations medel skall förvaltningsavtal upprättas. Kommunen får inte åta sig förvaltningsuppdrag som innebär att risktagande etc går utöver den policy som gäller för kommunens egen medelsförvaltning.
I avsnitt 2.2 anges vem som beslutar om förvaltningsuppdrag.

3. Likviditetsplanering

För att nå en effektiv penninghantering skall en samordnad likviditetsplanering ske. För att denna skall bli så korrekt som möjligt, skall förvaltningarna och koncern- företagen lämna erforderliga uppgifter så att ekonomikontoret kan upprätta en för kommunkoncernen gemensam likviditetsplan. Kommunstyrelsen har att besluta om riktlinjer för likviditetsplaneringen i kommunkoncernen.
Likviditetsplaneringen skall
upprättas med årsbudgeten som grund och omfatta tolv månader (kalenderår).
ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt,
vara underlag för beslut om placering av likvida medel och upplåning.
Tillgängliga medel och avtalade kreditlöften skall hållas på en sådan nivå att en till- fredsställande betalningsberedskap erhålls. Kommunfullmäktige beslutar årligen om vilken ram som skall gälla för kreditlöften.
Kommunens likviditet behövs för olika ändamål. Likviditetsplanen skall särskilt utvisa hur stor del som avser kortfristiga medel som behövs för att i rörelsen utjämna skillnader i in- och utbetalningsströmmarna samt medel för långfristiga ändamål (t ex medel som särskilt avsätts för bestridande av framtida pensionsutbetalningar).
Kommunfullmäktige beslutar årligen i samband med att budgeten fastställs om hur stor del av kommunens likviditet som skall anses utgöra medel för långfristiga ändamål och vilka ändamål som avses. För sådan likviditetsdel kan delvis annorlunda placeringsriktlinjer än för rörelsemedel gälla (se avsnitt 6).

4. Betalningsströmmar

4.1 Saldohantering

Inflytande medel skall i möjligaste mån användas för utbetalningar, d v s mötande betalningsströmmar skall eftersträvas (s k saldohantering). Sättet att få in betal- ningarna respektive göra utbetalningarna skall vara så utformade att antalet ränte- lösa dagar minimeras. Kontantkassorna skall vara så få som möjligt.

4.2 Inbetalningar

Rutinerna skall vara så utformade att kommunen får in sina utestående fordringar så snabbt som möjligt. Principen skal vara att betalning sker i nära anslutning till tjänstens utförande. Detta innebär bl a följande när det gäller inbetalningar:
Statsbidrag Rekvisition skall göras så snabbt som möjligt, bevakning skall ske så att bidragen kommer in i rätt tid; om det finns möjlighet skall förskott sökas. Ansvaret att bidrag söks vid rätt tidpunkt åvilar verksamhetsansvarig förvaltning.
Avgifter I möjligaste mån skall debitering ske månadsvis och så att sista förbrukningsdag och förfallodag sammanfaller. Kommunen skall eftersträva enkla avgifts- och taxekonstruktioner för att begränsa administrationskostnaderna och underlätta att betalning snabbt erhålls.
Hyror I möjligaste mån skall debitering ske så att betalning inflyter månadsvis i förskott för lägenheter och kvartalsvis i förskott för lokaler.
Betalning för externa arbeten och tjänster För arbeten som varar längre tid skall debitering ske varje månad.
För andra arbeten skall debitering ske snarast efter arbetets slutförande eller så att sista förbrukningsdag i möjligaste mån sammanfaller med betalningstidpunkten.

4.3 Utbetalningar

Utbetalningarna skall ske på rätt dag. Betalningsvillkor skall vara 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.
Faktureringsavgifter eller liknande avgifter accepteras inte.

5. Upplåning

5.1 Allmänt

Vid upplåning och skuldförvaltning skall sådana former väljas att krav på mycket låg risk tillgodoses och att - med beaktande av kravet på låg risk - lägsta möjliga finansieringskostnader eftersträvas.
I lag om kommunal redovisning definieras vad som skall anses vara kort- respektive långfristig upplåning.
Upplåningsåtgärd som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst (arbitrageaffär) får ej ske. Det sagda innebär dock inte något hinder mot genomförandet av s k förfinanseringsåtgärd. D v s att vid en marknadsmässigt lämplig tidpunkt tidigarelägga upptagande av lån som inte omgående behövs för att finansiera en beslutad investering. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för för finansiering.

5.2 Kortfristig upplåning

Kommunen skall eftersträva att andelen formellt kortfristig upplåning inte blir för stor. Riktlinjerna i avsnitt 5.4 och 5.6 skall därvid särskilt beaktas. När kommunen för visst objekt utnyttjat byggnadskreditiv eller motsvarande, skall sådana lån, senast 6 mån-ader efter färdigställandet, ersättas med långfristig finansiering.
Kortfristig upplåning kan tas upp vid tillfälliga likviditetsbehov. Kommunstyrelsen skall fastställa beloppsgränser och maximerade löptider för den kortfristiga upplåningen.

5.3 Långfristig upplåning

I samband med beslut om årsbudget fattar kommunfullmäktige beslut om storleken av den långfristiga nyupplåning som skall gälla för budgetåret.

5.4 Finansieringsrisker

För att begränsa risken för att kommunkoncernen inte kan erhålla likvida medel i rätt tid gäller följande:
Ekonomikontoret skall tillförsäkra kommunen en god betalningsberedskap.
Likvida medel och tillgängliga garanterade kreditutrymmen skall uppgå till ett visst lägsta belopp som årligen fastställs i årsbudgeten.

5.5 Valutarisker

Räntedifferensen mellan utländska och svenska räntor gör att det kan finnas skäl för upplåning i utländsk valuta. Men osäkrad utlandsupplåning finns alltid riskmoment. Dessa risker måste vägas mot de räntevinster som kan uppnås. Kommunstyrelsen fastställer i särskilda riktlinjer fördelningen mellan svensk valuta och utländsk valuta i den fastställda låneramen.

5.6 Ränterisker

Med ränterisk avses risken för att en förändring av det allmänna ränteläget påverkar kommunens räntekostnader i negativ riktning.
Kommunstyrelsen skall i särskilda riktlinjer ange hur lånestocken skall utformas för att begränsa ränterisker.

5.7 Motparter

Kommunstyrelsen skall i särskilda riktlinjer ange vilka institut kommunen får upprätta lån hos.

5.8 Koncernfrågor

De kommunala bolagen skall i första hand utnyttja internbanken, men har det yttersta ansvaret för den egna finansieringen. Det innebär att bolagen alltid skall erbjuda internbanken möjlighet att offerera lån. Om extern finansiering - med beaktande även av långsiktiga effekter - är fördelaktigare för bolaget, har bolaget rätt att ta upp lån från annan långivare.
Långfristig upplåning för företagets räkning verkställs under förutsättning av att upp- låningen ryms inom den beslutade låneramen för företagen.

5.9 Försäkringsinstrument

Ekonomikontoret kan ingå sedvanliga, på de svenska och internationella finans- marknaderna förekommande avtal, i syfte att minska och/eller sprida de med upp- låningen eventuella förekommande riskerna.
Kommunstyrelsen skall i särskilda riktlinjer ange vilka försäkringsinstrument och vilka motparter kommunen får använda för att minska eller sprida riskerna. Innan nya försäkringstyper får användas av finansförvaltningen skall kommunstyrelsen godkänna det.
Sälj- eller köpoptioner får ej utställas.
Instrumenten får enbart användas för att skydda en reell underliggande upplåning av motsvarande belopp och valuta.

5.10 Finansiell leasing

Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy.

6. Placering

6.1 Allmänt

Kravet på god säkerhet i kommunens medelsplacering, innebär att bl a kredit-, ränte- och likviditetsrisker skall undvikas eller minimeras.
Vid placering av kommunens medel skall därför sådana former väljas att kraven på mycket lågt risktagande tillgodoses och att - med beaktande av detta - bästa möjliga förräntning eftersträvas.

6.2 Likviditetsrisker

Likviditetsriskerna begränsas genom likviditetsplanering (avsnitt 3) och val av placeringsformer / värdepapper som vid var tidpunkt kan disponeras / säljas.

6.3 Kredit- och motpartsrisker

Kommunstyrelsen skall i särskilda riktlinjer ange hos vilka institut placeringar får ske samt den maximala andelen av placeringen som får ske per institut.
Kommunstyrelsen skall vidare ange genom vilka institut förvärv och avyttring av värdepapper får ske.

6.4 Valutarisker

Kommunen skall inte ta några valutarisker vid placering av likviditeten. Endast placering i svensk valuta får förekomma.

6.5 Ränte- och kursrisker

Ränte- och kursriskerna begränsas genom iakttagande av följande restriktioner:
Placering i aktier, andelar eller strukturerade lån (t ex aktieindexlån) får inte ske.
Kommunstyrelsen skall besluta om vilka löptidsbegränsningar som skall gälla för placeringar.

6.6 Särskilda riktlinjer för placeringar som avser långfristiga ändamål

Kommunfullmäktige skall fastställa att viss del av likviditeten skall användas för långfristiga ändamål (se avsnitt 3) och därför skall placeras enligt delvis annorlunda regler än vad som gäller för andra likvida medel enligt detta avsnitt.

6.7 Koncernkonto

Alla nämnder samt bolagen i den kommunala koncernen skall ingå i koncernkonto- systemet och får inte utan kommunstyrelsens tillstånd öppna andra konton.

6.8 Försäkringsinstrument

Ekonomikontoret kan ingå sedvanliga, på de svenska och internationella finans- marknaderna förekommande avtal, i syfte att minska och/eller sprida de med place- ringen eventuellt förekommande riskerna.
Innan nya försäkringstyper får användas av ekonomikontoret skall kommunstyrelsen godkänna det.
Sälj- eller köpoptioner får ej utställas.
Instrumenten får endast användas för att skydda en reell underliggande placering av motsvarande belopp.

7. Utlåning

Långfristig utlåning får ske till kommunens majoritetsägda företag inom av kommun- fullmäktige fastställd ram. Annan långfristig utlåning får ske endast efter kommun- fullmäktiges särskilda beslut.
All utlåning från ekonomikontoret till de egna företagen skall i huvudsak ske enligt matchningsprincipen. Detta innebär att ekonomikontoret efter tillägg för en intern- banksmarginal, skall tillämpa samma villkor för utlåningen som för den upplåning som sker.

8. Borgen

Borgen ges normalt endast till företag ingående i kommunkoncernen.
Kommunal borgen kan lämnas för lån till investeringar i byggnader, anläggningar, maskiner, transportmedel och inventarier m m.
Kommunen har en restriktiv inställning till borgen för lån till andra låntagare och ändamål. Borgen för lån till andra låntagare skall alltid föregås av kreditprövning.
Kommunfullmäktige beslutar om ramar för borgen till kommunala företag. Borgen till andra än kommunala företag beslutas av kommunfullmäktige.
Kommunstyrelsen beslutar inom ramen för fullmäktiges delegation om borgen till kommunala företag.
Kommunal borgen tecknas enligt kommunstyrelsens reglemente och särskilda beslut om firmatecknare.
Kommunen har som borgensman intresse av varje investering som finansierats med borgenslån är betryggande försäkrade. Därför skall alla borgensåtaganden med investeringsändamål villkoras med ett förbehåll om att gäldenären skall hålla investeringen försäkrad under hela åtagandetiden. I vissa fall kan borgensåtagande förutsätta att andra typer av säkerhet lämnas eller att kommunen genom avtal skaffar kontroll över gäldenärens övriga säkerheter (t ex pantbrev i egendomen).

9. Rapportering och uppföljning

9.1 Intern kontroll

Med intern kontroll avses i detta fall administration av löpande finansierings- respektive placeringsavslut inklusive handhavande av aktuell dokumentation, varvid kontrollfunktionen är viktig.
Andra uppgifter är att upprätta och fortlöpande revidera förfallolistor och bokföra aktuella affärer.
För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggar- respektive internkontrollfunktionerna hålls åtskilda.
För Tanums kommuns kommunkoncern utför kassafunktionen vid ekonomikontoret internkontroll. Alla avier och avräkningsnotor avseende finansdispositioner skickas direkt till kassafunktionen och postöppnas först där. Banker och andra finansinstitut skall underrättas om att inga undantag från denna regel får förekomma.
Alla affärsavslut / beslut skall omedelbart dokumenteras och överlämnas till kassafunktionen.
Vidare åläggs ansvarig tjänsteman vid internkontrollfunktionen en rapporteringsskyldighet direkt till kommunstyrelsens ordförande och kommunens revisorer om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma.
Värdepapper skall förvaras i depå i bank eller fondkommissionär eller i eget säkert förvar.

9.2 Rapportering till kommunstyrelsen

För att ge kommunens ledning kontinuerlig information som rör medelsförvaltningens utveckling, skall ett väl fungerande rapportsystem finnas. Rapportering av finans- verksamheten skall ske per tertial eller oftare om kommunstyrelsen så beslutar. Kommunstyrelsen fattar beslut om vilka uppgifter finansrapporterna skall innehålla.
Rapporteringen skall omfatta hela koncernen. Företagen skall på det sätt som anges i avtal, ägardirektiv eller eljest beslutas av kommunstyrelsen, rapportera sin finansiella situation till kommunens ekonomikontor.

10. Övergångsregler

10.1 Tidigare föreskrifter upphör

Samtliga tidigare antagna föreskrifter om medelsförvaltning eller annat område som behandlas i denna policy upphävs.

10.2 Övergångsbestämmelser

Fullmäktigebeslut som avser borgensåtagande, upplåning eller motsvarande och som genom avtal gäller i förhållande till annan part, förändras ej så länge det tidigare åtagandet kvarstår.
Om kommunens låne- eller placeringsportfölj behöver förändras till följd av denna policy, gäller att förändringen skall genomföras så snart det kan ske.

11. Bankrelationer

Kommunen skall regelbundet begära in anbud på kostnader för olika typer av banktjänster. Kommunens betalningsströmmar skall koncentreras till en bank.
Placering och upplåning skall ske där de bästa villkoren ges. Kommunens bankförbindelser skall ske på affärsmässig grund.

Bilaga 1

Förteckning över företag som i detta sammanhang skall anses ingå i kommunkoncernen och därför omfattas av finanspolicyn.
Företag:
Tanums Bostäder AB