Förbättrar och effektiviserar

Kommunen tar nya tag för att finslipa effektivitet och bemötande. Miljöavdelningens personal är bland dem som är i full gång med arbetet.

Färgglada post it-lappar används när miljö- och
hälsoskyddsinspektörer, administratör och avdelningschef i detalj analyserar hur de hanterar enskilda avlopp, en fråga som valts eftersom dessa ärenden utgör en stor andel av avdelningens arbete.

På lapparna vid denna så kallade processkartläggning står det sådant som ”ansökan in”, ”handläggare tilldelas”, ”granskning” och ”platsbesök”. Deltagarna jobbar två och två och deras placering av lapparna ska så småningom mynna i en processkarta, ett ”flödesschema”, som visar alla steg i arbetet med denna typ av ärenden.

Processkartläggning pågår av och med personal på miljöavdelningen

Vilka olika moment ingår i handläggningen av enskilda avlopp? Från vänster: Karin Lundin, administratör, Mia Simonsson och Emma Snejder, båda miljö- och hälsoskyddsinspektörer, funderar och flyttar lappar som anger de olika stegen.

Bättre information

Kartläggningen ska bli ett stöd för förbättrad information och service.

-Mycket av vårt arbete går åt till kontakter med privatpersoner. Många upplever nog att deras ansökan hamnar i ett stort svart hål. Vi vill gärna hitta bättre sätt att informera om handläggningen. Vi vill också bli tydligare med vilka uppgifter den sökande måste ge oss. Nu får vi ofta begära kompletteringar.

Det säger Karin Lundin som är administratör på avdelningen och leder kartläggningsarbetet tillsammans med avdelningschef Martina Vestgård. De har, tillsammans med kollegor från andra avdelningar, gått en kurs i processkartläggning.

Förvaltningschef Josefin Kaldo

-Vi vill vara ”empatiska byrå-
krater”, inte upplevas som fyr-
kantiga i vårt arbete. Bättre
service och bemötande är ett
av kommunens huvudmål,
säger förvaltningschef Josefin
Kaldo.

Samsyn

Kartläggningen kan bidra till samsyn och likvärdig hantering, oavsett vem som handlägger ett ärende, och ge rutiner för hur nya problem kan tacklas. Bättre introduktion av nyanställda är en annan effekt.

Kartläggningen ses också som ett sätt att hitta möjligheter att effektivisera arbetet.

-Först ser vi hur processen ser ut idag, sen var eventuella brister finns, förklarar Josefin Kaldo, ny chef för Tanums miljö- och byggförvaltning och, på grund av en vakans, tillfälligt även bygglovschef.

Hon har goda erfarenheter av processarbete från sin tid som plan- och bygglovschef i Lysekil, där förbättringsmetoden Lean (med ursprung i tillverkningsindustrin) tillämpades.

-Det blev väldigt lyckat, säger hon.

Processarbetet är en av många satsningar, nya och fortgående, som görs för att effektivisera arbetet och förbättra service och bemötande. Se faktaruta.

Tar tid

-Det är ett långsiktigt arbete, inget händer som genom ett
trollslag, men målet är ändå att vi till jul ska känna att det hänt mycket och att det även märks utåt, säger Josefin Kaldo, glad över den vilja att förbättra som hon upplever hos personalen.

Processkartläggningen, liksom planer på ett nytt
verksamhetssystem för förvaltningen, tar tid från ordinarie arbete. Josefin Kaldo hoppas på förståelse för detta.

-På sikt vinner vi ju tid!

Andra exempel på förbättringsarbete

Inom miljö-, plan- och bygglovsverksamhet:

  • Tydligare och snabbare planprocess. Fortsatt arbete på basis av rekommendationer från en granskning av detaljplanearbetet.
  • Önskemål om externa referensgrupper, med exempelvis företagare och kontrollansvariga, som kan ge synpunkter på förvaltningens verksamhet.
  • Fortgående digitalisering av bygglovsarkivet.
  • Avslutning av eftersläpande ärenden.

I hela kommunen:

  • Vidareutveckling av kundcentren, centralt och på
    förvaltningsnivå, med ledstjärnan att välinformerad personal svarar direkt på många frågor och slussar övriga vidare på lämpligt sätt.
  • Förenklat språk på hemsida, i brev och beslut.
    Klarspråksutbildning. Blanketter som är lätta att använda.
  • Förbättrat samarbete mellan de fem nordbohuslänska
    kommunerna, till exempel i utbildnings- och rekryteringsfrågor.

Kontakt

Kundcenter

Tel. 0525-180 00
Fax. 0525-183 00
kommun@tanum.se

Måndag-fredag 8.00-16.30

Besöks/postadress

Apoteksvägen 6
457 81 Tanumshede