Riktlinjer för inköp och direktupphandling
Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet.
Upphandlingsverksamheten inom kommunen ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt.
Syfte
Riktlinjerna ska vara ett stöd för den som gör avrop/beställer eller handlägger en direktupphandling. Riktlinjerna följer antagen policy för inköp och upphandling.
Genomförande
Avrop/beställning
Vid avrop/beställning skall den som är inköpsberättigad alltid använda sig av ramavtalen som är tecknade för kommunen. Inköps- och avropsansvariga (beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal med tillhörande nettoprislista som finns. Har ramavtal träffats skall dessa nyttjas. Finns däremot inget ramavtal för det aktuella varu-/tjänsteområdet skall detta upphandlas.
Efter godkänd leverans av varan eller tjänsten skall fakturan kontrolleras, konteras och attesteras enligt gällande ekonomi- och attestreglemente. Betala aldrig en faktura innan leverans.
Stämmer inte fakturan överens med leveransen eller överenskommet pris reklamera omgående och begär omleverans eller kreditfaktura.
Ramavtal
Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören.
Direktupphandling
Kontrollera alltid först om avtal finns för den tänkta varan, tjänsten eller entreprenaden.
Om avtal saknas får direktupphandling ske om värdet är under 15 % av tröskelvärdet. År 2010 är det ca 287 000 kr för LOU samt 577 000 kr för LUF. Avtalsvärdet beräknas för respektive kommuns samlade behov under avtalsperioden av respektive vara eller tjänst.
Grundläggande för direktupphandling är att upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbud och anbudsgivare ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Kommunens inköps- och upphandlingspolicy gäller även vid direktupphandling.
Vid direktupphandling över 100 000 kr ska kommunens inköpssamordnare/upphandlare informeras innan direktupphandling sker, detta för att eventuellt kunna samordna upphandlingen. Samordning kan ske inom kommun men också över kommungränserna.
Det är inte tillåtet att dela upp upphandlingen/inköpet i avsikt att komma under de olika beloppsgränserna.
Vid direktupphandling glöm inte att fråga efter vad som gäller för kommunen avseende garantier, leveransvillkor, betalningsvillkor och det totala priset.
Upphandlingsförfarande vid direktupphandling
Vid prisjämförelse; var uppmärksam på om leverantören innehar F-skattsedel och/eller är momsregistrerad.
Inköpssumma upp till 15 000 kr
Vid enstaka inköp upp till 15 000 kronor krävs ingen skriftlig jämförande prisförfrågan. Affärsmässig handläggning ska ändå ske.
Inköpssumma 15 000 kr — 100 000 kr
Skriftligt anbud via fax, post eller e-post ska infordras från minst tre leverantörer. Anbud öppnas och förtecknas i blankett "anbudssammanställning 15 000 kr — 2,5 Bb".
Anbudssammanställning och beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör ska upprättas. Skriftlig beställning ska göras.
Blankett "förfrågan 15 000 — 100 000 kr" samt "anbudssammanställning och beslut 15 000 kr — 100 000 kr " kan användas.
Inköpssumma 100 000 kr — 287 000 kr för LOU och 577 000 kr för LUF, enligt år 2010 fastställda värde (15 % av gällande tröskelvärde)
Skriftligt anbud via post ska infordras från minst tre leverantörer, men nyttja alltid den rådande konkurrenssituationen. Annonsera minst på hemsidan och eventuellt allmänt tillgänglig databas (Allego, Opic med flera) samt Björklövet.
Anbud öppnas samtidigt vid förrättning där minst två personer deltar. Anbud förtecknas i öppningsprotokoll och ska skriftligen bestyrkas av dem som deltar i förrättningen.
Anbudssammanställning och beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör ska upprättas. Skriftlig beställning ska göras.
Blankett "förfrågan 100 000 kr — 287 000 kr", "öppningsprotokoll" samt "anbudssammanställning och beslut" kan användas.
Tänk på att absolut sekretess gäller tills beslut har fattats.
Beslut och avtalstecknande
Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal.
Kommunen tecknar inte avtal med leverantörer som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet.
Undantag från nämndens/förvaltningens upphandlingsområde, oavsett belopp.
Undantag är alla varor och tjänster som avser IT, telefoni samt leasing.
- IT i detta sammanhang är datorer, skrivare, fax, kopiator, programvara och/eller tjänster. Dessa inköp ska alltid ske av eller i samråd med IT-avdelningen.
- Beträffande telefoni ska ansvarig för växeln kontaktas.
- Leasingavtal, oavsett typ av vara/tjänst, beslutas och tecknas endast av kommunens ekonomichef.
Behörighet för att göra beställningar och upphandlingar
Anställda i kommunen, som avropar från avtal, gör direktupphandlingar, deltar i upphandlingar samt attesterar fakturor skall ha genomgått en beställarutbildning i upphandlingsenhetens regi.
Inköp med inköpskort/betalkort
Observera att för alla köp med inköpskort/betalkort gäller fortfarande ramavtal och direktupphandlingsreglerna. Inköpskort/betalkort är till för mindre frekventa inköp för verksamheten.
Regler för korthantering och ansökan finns i kommunens policy.
Säljare och telefonsäljare
Det finns ingen skyldighet att ta emot säljare och rekommenderas inte mer än i de ramavtal som bygger på säljbesök (exempel yrkeskläder). Är säljare påstridiga hänvisa till kommunens upphandlare eller förvaltningschef.
Detsamma gäller telefonsäljare, här är det också viktigt att avböja alla eventuella köpbekräftelser eftersom kommunen som juridisk person inte har någon ångerrätt.
Regler för privatköp
Det är ej tillåtet att beställa varor för eget bruk i kommunens namn. Vid inköp för kommunens räkning är det ej tillåtet att använda privata bonus-/medlemskort t ex Med Mera, ICA etc.
