Policy för inköp och upphandling

All inköp och upphandling ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) samt annan berörd lagstiftning. Varje kommun är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet.

Syfte med denna policy är att:

Omfattning

Organisation

Upphandling sker genom respektive kommuns upphandlingsfunktion med nyttjande av kommunernas gemensamma upphandlingschef.

Upphandlingsfunktionens roll
Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar och står för den interna/externa informationen angående LOU.

Upphandlingsfunktionen har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär och de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter. Upphandlingsfunktionen hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd samt genomför elektronisk annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU/LUF.

Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal.

Upphandlingsfunktionen äger rätt att företräda kommunen i domstol vid upphandlings- ärenden.

Nämndens och förvaltningens roll
Varje nämnden/förvaltningen har ansvaret för sina inköp och upphandlingar av varor/tjänster som berör nämndens/förvaltningens verksamhet.

Vid upphandling är det nämndens/förvaltningens ansvar att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas.

Vid samordnade upphandlingar ska nämnden/förvaltningen bistå med information om behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen.

Var och en som för kommunens räkning verkställer en upphandling/inköp ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med LOU/LUF och kommunens policy för inköp och upphandling samt riktlinjer. Alla upphandlingar skall annonseras genom upphandlingsfunktionen. Annonseringen sker elektroniskt tillsammans med all dokumentation som berör upphandlingen.

Genomförande

Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Ömsesidigt erkännande betyder att varor som är godkända för försäljning i ett EU-land ska godkännas i alla andra medlemsländer. Proportionalitet innebär att man inte ställa större krav på varan eller tjänsten än vad verksamheten behöver.

Kommunen tecknar inte avtal med leverantörer som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet.

Samordnad upphandling
Upphandlingsverksamheten inom kommunen ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt.

Beslut och avtalstecknande
Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal. Vid samordnad upphandling skall varje kommun tillse att beslut kan fattas inom fastställd tidsram för upphandlingen.

Ramavtal
Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören.

Inköps- och avropsansvariga (beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa nyttjas.

Avtalstrohet
En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att kommunen använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär ett ökat intresse från företag att delta i kommunernas upphandlingar. Det åvilar respektive förvaltningschef att tecknade avtal följs.

Hälso- och miljöhänsyn
Kommunen ska verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade. Miljökrav ska, där så är möjligt, ställas i samtliga upphandlingar.

Direktupphandling
Vid direktupphandling gäller principerna för upphandling (ovan) och konkurrens skall alltid sökas. Det är i regel om avtal saknas som direktupphandling kan ske samt om värdet är lågt enligt LOU/LUF, vilket är under 15 % av tröskelvärdet. För år 2010 är det ca 287 000 kr för LOU och ca 577 000 kr för LUF. Värdet beräknas för kommunens samlade inköp inom en tänkt avtalsperiod av respektive vara eller tjänst.

Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska ske även vid direktupphandling.

Skadestånd
Varje verksamhet ansvarar för de enskilda upphandlingarna som görs inom ramen för den egna verksamhetens behov. Skulle kommunen bli skadeståndsansvarig vid ett enskilt ärende skall verksamheten ansvara för den ekonomiska skadan. Skadeståndsansvaret för upphandlingar som gjorts för hela kommunens räkning vilar på den gemensamma förvaltningen.

Dokumentation
Alla upphandlingar och förnyad konkurrensutsättningar skall dokumenteras och diarieföras så att skälen för beslut är tydliga och enkla att återredovisa.

Revidering
Dessa regler för inköp och upphandling ska utvärderas och revideras vid behov. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna utvärdering sker och föreläggs kommunfullmäktige.