Nytt på sajten

Evenemang

länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Utskrift

Beslutsprocessen

Ett ärendes gång

Här följer en beskrivning av hur det går till från det att ett ärende kommer in till dess det är färdigbehandlat. Ärendehanteringen styrs av kommunallagen. Varje steg registreras, från det ärendet ankomststämplas och diarieförs. I diariet går det därför att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.

Ett ärendes gång

Post/Inkommen handling

Inkommen handling, som posten kallas i lagtexten, kan komma från myndigheter, kommuninnevånare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.

Registrering/Diarieföring

All inkommen post diarieförs, vilket innebär att ärendet ankomststämplas med dagens datum och får ett unikt diarienummer. Diarienumret används för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet.

Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

Kommunens handlingar är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. Undantaget är några få som är hemliga.

Grunden för rätt till insyn finns i Offentlighetsprincipen Tryckfrihetsförordningen. Läs mer om Offentlighetsprincipen och allmän handling i ordlistan.

Handläggare

Tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.

Beredning

När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det förberedas, beredas. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning.

Remiss/Yttrande

Ibland behövs synpunkter från en nämnd som har specialkunskaper om ärendet. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning inför kallelsen.

Kallelse/Föredragningslista

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden. Kallelse/föredragningslista och handlingar till sammanträden får ledamöterna sju dagar före sammanträdet. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på kommunhuset och på biblioteken. Kallelser och protokoll finns också här.

Politisk behandling - Sammanträden

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör Tanums kommun och oss som bor här. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.

De politiska besluten tas på olika nivåer beroende på ärendenas art. För ärenden där de slutliga besluten tas i kommunfullmäktige gäller beredningstvång.

Arbetsutskottet (tar egna beslut samt bereder för styrelsen) Kommunstyrelsen (tar egna beslut samt bereder för fullmäktige) Kommunfullmäktige

Protokoll

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat. Efter justeringen anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (finns i kommunhusets entréhall).

Beslutsexpediering

Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet. Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet, exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.

Anslag av protokoll

Efter justering anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (finns i entréhallen på kommunhuset). Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninvånarna har att överklaga.

Varje medlem av en kommun har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.

Kommunala beslut överklagas genom Laglighetsprövning eller Förvaltningsbesvär.

Den prövande instansen - förvaltningsrätten - kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i 10 kap. kommunallagen.

Ärenden som härrör från speciallagstiftningen kan däremot prövas både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/honom emot.

Arkiv

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr. Så här uttrycks det i arkivlagen:

"En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser,
1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.

Några lagar som styr

Ärendehanteringen länk till annan webbplats

styrs av kommunallagen.
"Offentlighet och sekretess hos det allmänna",
Den kommunala kompetensen länk till annan webbplats

2 kap kommunallagen behandlar kommunernas och landstingens befogenheter
Organisation och verksamhetsformer länk till annan webbplats

regleras i kommunallagen 3 kap
Fullmäktige länk till annan webbplats

kommunfullmäktiges roll
Beredningstvång länk till annan webbplats

för ärenden till kommunfullmäktige
Styrelsen länk till annan webbplats

arbete regleras i 6 kap kommunallagen
Laglighetsprövning länk till annan webbplats

av kommunala beslut
Ekonomisk förvaltning länk till annan webbplats

Personuppgiftslagen
Arkivlagen länk till annan webbplats

Vanliga ord i kommunen

När vi skriver olika texter i kommunen använder vi ibland en del ord som kan vara svåra att förstå. I Tanum har vi ambitionen att skriva på ett enkelt sätt som är lätt för alla att förstå. Men vi lyckas inte alltid. Om du hittar ett ord som du vill ha en förklaring till kan du söka in i vår Kommunala Ordlista. Hjälp oss gärna att bli bättre på att skriva enkelt genom att höra av dig och berätta vad som kan bli enklare.

Riksdagens parlamentariska handbok länk till annan webbplats är ett bra komplement.

Acklamation	Beslutsfattande utan omröstning (votering)

Allmänna handlingar	En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där. Handlingen kan vara ett vanligt pappersdokument, men lika gärna en framställning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt med ett tekniskt hjälpmedel. Vill man ta del av en allmän handling vänder man sig till den aktuella myndigheten.
	Läs i Justitiedepartementets skrift "Offentlighet och sekretess hos det allmänna",

Arvode	Ledamöter i styrelser och nämnder har rätt till ersättning (arvode) för sitt arbete.

Beredning	Innan ett ärende behandlas av den politiska församlingen måste det förberedas, beredas. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kostnadsberäkning, ett avtalsförslag eller en kartbild. Det innebär att ta fram det underlag som krävs för beslut.

Beredningstvång	Det finns ett beredningstvång för ärenden som ska behandlas av kommunfullmäktige. Varje ärende ska först beredas av den nämnd/styrelse där det hör hemma. Men efter nämndens beredning måste ärendet passera kommunstyrelsen, som har ansvar för att ärenden till kommunfullmäktige är fullständiga

Beslutsexpediering	Den som initierat ett ärende får ett svar.
	Andra som påverkas, det kan vara pengar som ska betalas ut eller mark som ska avstyckas, får också kännedom om beslutet

Bordläggning	betyder att ett ärende får vila (ligga på bordet) till nästa sammanträde; ingen ytterligare utredning får göras under tiden. Bordläggningen ska ge politikerna mer tid

Delegation	Delegation är ett uppdrag att på styrelsens/ nämndens vägnar besluta i vissa ärenden. Ett sådant uppdrag kan lämnas till:
	- en grupp av ledamöter eller ersättare
	- en ledamot eller en ersättare
	- en tjänsteman
	Delegationsbeslut är jämställda med en nämnds beslut. Det är därför viktigt att även delegationsbeslut protokollförs eller redovisas på annat lämpligt sätt och att de är formellt korrekta.
	Nämnden kan inte ändra på eller upphäva ett delegationsbeslut.
	Ett delegationsbeslut kan överklagas på samma sätt som ett nämndbeslut.

Diarium	Diarium kommer av ordet dagbok. Det är det register där vi för in alla handlingar som kommer in i ett ärende, remisser som skickas, beslut som fattas vid sammanträden, vem eller vilka beslutet skickas till o s v.

Förvaltningsbesvär	Förvaltningsbesvär. Kommunen är skyldig att skicka med upplysningar om hur beslutet överklagas till den som beslutet angår och som beslutet kan anses ha gått emot.
	- Endast den person som beslutet angår och som beslutet gått emot får klaga.
	- Överklagan ska vara skriftlig.
	- Klagotiden är tre veckor från det att den klagande fått del av beslutet.
	Överklagan adresseras till överprövande instans (vanligtvis länsstyrelse eller länsrätt) men lämnas in till den nämnd/myndighet som fattat beslutet.
	Om överklagandet kommer in i rätt tid skickar kommunen det vidare till den överprövande instansen.
	Om kommunen bedömer att överklagandet har kommit in för sent fattar kommunen ett beslut att avvisa överklagandet. Detta avvisningsbeslut kan överklagas på samma sätt som själva grundbeslutet.
	Beslutets laglighet och lämplighet prövas.
	Beslutet kan kvarstå, ändras eller upphävas.

Handläggare	Tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och handlägger/arbetar med frågor politikerna beslutat om

Laglighetsprövning av överklagan/besvär	Laglighetsprövning av överklagan/besvär Kommunen är inte skyldig att skicka med några anvisningar om hur beslutet kan överklagas, när det överlämnas till någon som är berörd av beslutet.
	- Kommunmedlem får klaga
	- Det ska ske skriftligt
	- Inom tre veckor från att anslag om justerat beslut sattes upp
	- Överklagan skickas Till Länsrätten
	- Länsrätten prövar beslutets laglighet
	- Efter Länsrättens prövning kan beslutet kan kvarstå eller upphävas
	Länsrätten upphäver kommunens beslut om:
	- beslutet inte har tillkommit i laga ordning,
	- beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen eller landstinget,
	- det organ som har fattat beslutet har överskridit sina befogenheter
	- beslutet strider mot lag eller annan författning.
	Länsrätten kan endast upphäva beslutet, den kan inte komma fram till ett annat beslut. Effekten av ett upphävande är att det inte finns något beslut i ärendet längre.
	Har kommunen verkställt ett beslut som sedan upphävs är kommunen skyldig att så långt det är möjligt återställa det som gjorts.

Offentlighetsprincipen	Offentlighetsprincipen gäller för den offentliga verksamheten inom stat, kommun och landsting. Den innebär rätt för alla, svenska och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. Detta är en grunden för att kunna påverka verksamheten. Läs mer på justitiedepartementets sida.

Reservation	Den ledamot som motsätter sig det beslut som fattats, kan reservera sig. Reservationer måste anmälas innan sammanträdet avslutas. Skriftlig reservation ska finnas senast när protokollets justeras. Bara den som har rätt att delta i beslutet har rätt att reservera sig.

Återremiss	Om ett ärende behöver kompletteras med exempelvis ytterligare utredning eller om underlaget känns ofullständigt, kan ärendet återremitteras. För beslut om återremiss gäller vanligt majoritetsbeslut både för fullmäktige och styrelsen/nämnderna.

Senast ändrad: 2010-02-04

Senast ändrad av: Anette Karlström

Ansvarig: Webb-redaktionen

Sök på tanum.se

Hjälp med att söka?

Kommunens kvalitetsgarantier

TanumsPorten