Riktlinjer avseende personuppgifter i kommunala protokoll m m på Internet

1. Inledning

Dessa riktlinjer har utarbetats i samråd med personuppgiftsombudet för Tanums kommun och är direkt baserade på nedan nämnda bestämmelse i personuppgiftsförordningen.

Riktlinjerna gäller för Internetsiter som ägs och/eller administreras av Tanums kommun och omfattar publicering av personuppgifter som ingår i vissa allmänna handlingar som preciseras nedan i punkt 3.1. För övrig publicering av personuppgifter, exempelvis allmän information om kommunen på kommunens webbplats, gäller personuppgiftslagens allmänna bestämmelser.

2. Allmänt om personuppgifter på Internet

Som huvudregel gäller att personuppgifter bara får publiceras på Internet om kraven i personuppgiftslagen (PuL) är uppfyllda. För att kunna tillämpa bestämmelserna är det viktigt att känna till att personuppgifter i lagens mening är all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Vidare måste man vara medveten om att särskilda regler gäller för utlämnande av personuppgifter till utlandet eftersom uppgifter som publiceras över Internet får världsomfattande spridning.

Kraven i PuL, såvitt avser exponering av personuppgifter på Internet, innebär i korthet och förenklat att det måste finnas ett berättigat syfte att sprida uppgifterna och att uppgifterna är harmlösa ur integritetssynpunkt.

Bestämmelserna i PuL är generellt hållna, vilket innebär att det inte alltid klart går att utläsa vad som är tillåtet. För att öka kommunernas möjlighet att på Internet lägga ut protokoll m m finns ett särskilt stadgande i 12 § personuppgiftsförordningen. Bestämmelsen innebär att några typer av allmänna handlingar (eller uppgifter ur dessa) alltid får läggas ut på Internet. Dock finns den begränsningen att personuppgifter som direkt pekar ut en person i vissa fall måste tas bort.

Uppgifter som omfattas av sekretess får givetvis aldrig lämnas ut över publikt nät.

3. Regler enligt personuppgiftsförordningen

3.1 Rätten att lägga ut protokoll m m på Internet

• diarium (som avses i 15 kap. 2 § sekretesslagen),
• kallelse till ett sammanträde med fullmäktige eller en nämnd,
• kungörelse om sammanträde med fullmäktige, eller
• justerat protokoll som har förts vid ett sammanträde med fullmäktige eller en nämnd.

3.2 Begränsningar då uppgifter direkt pekar ut en person

I följande fall måste personuppgift som direkt pekar ut en person uteslutas, ersättas med N.N. eller liknande.

A Känsliga uppgifter
En personuppgift som direkt pekar ut en person skall alltid "tas bort", när en sådan uppgift är kopplad till information om en person som avslöjar

• ras eller etniskt ursprung,
• politiska åsikter,
• religiös eller filosofisk övertygelse,
• medlemskap i fackförening, eller
• hälsa eller sexualliv.

B Uppgifter om lagöverträdelser m m
En personuppgift som direkt pekar ut en person alltid "tas bort", då en sådan uppgift är kopplad till information om en person som rör

• lagöverträdelser som innefattar brott,
• domar i brottmål,
• straffprocessuella tvångsmedel, eller
• administrativa frihetsberövanden.

C Övriga integritetskänsliga uppgifter
För övrig information gäller att en personuppgift som direkt pekar ut en person skall "tas bort" om det kan finns risk för integritetsintrång. När sådana risker föreligger går det inte att generellt dra upp gränserna för. Man bör till exempel vara försiktig med en uppgift som direkt pekar ut en person som omnämns med negativa omdömen eller värderande upplysningar.

D Personnummer
Personnummer (eller samordningsnummer) skall "tas bort" oavsett vilken typ av information som personnumret är kopplat till.

3.3 Särskilt beträffande förtroendevalda

4. Policy för Tanums kommun

Riktlinjerna i detta dokument är direkt baserade på den ovan nämnda bestämmelsen i personuppgiftsförordningen, där det framgår vad kommunen får göra. Det innebär inte att allt som är tillåtet enligt förordningen alltid bör göras. Vägledande för i vilken utsträckning publicering av dokument/personuppgifter på Internet ska ske är allmänhetens intresse av information. Mot detta intresse ska den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten vägas.

För sekretessbelagda uppgifter gäller tillämpbara sekretessregler i vanlig ordning.

Följande dokument/personuppgifter är exempel på sådant som i regel ej bör läggas ut på Internet utan den registrerades samtycke, även om de ingår i handlingar som avses i punkten 3.1.

• Scannade namnteckningar på avtal, överenskommelser m m
• MBL-protokoll samt förteckning över fackliga ombud
• Uppgifter rörande myndighetsutövning där privatpersoner eller enskilda näringsidkare är föremål för åtgärder
• Företagsuppgifter i samband med upphandlingar
• Adressuppgifter och foton på enskilda personer, exempelvis elevregister och skolkataloger.

Nämndsekreteraren eller nämndens kontaktperson i PuL-frågor avgör huruvida uppgift skall publiceras eller ej.

5. Ytterligare information om PuL och Internet m m

Läs mer om PuL och Internet på Datainspektionens hemsida.

Kommunens personuppgiftsombud står till förfogande vid frågeställningar.