Gemensamma reglementsbestämmelser för Tanums kommuns nämnder

Inledande bestämmelser

1 §
Utöver vad som är föreskrivet i för varje nämnd fastställt reglemente gäller i detta reglemente meddelade allmänna föreskrifter för kommunens nämnder.
För kommunstyrelsen gäller dock endast vad som är föreskrivet i reglemente för styrelsen.
Om ett nämndreglemente eller särskilt kommunfullmäktigebeslut innehåller någon bestämmelse som avviker från detta reglemente gäller den bestämmelsen.

2 §
Nämnd skall följa av kommunfullmäktige fastställda mål och riktlinjer för sin verksamhet.
 
Nämnds verksamhet skall bedrivas inom tilldelade ekonomiska resurser.
 
Nämnd skall tillse att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt.
 
Nämnd har inom sina respektive verksamhetsområden ansvaret för elsäkerhetsarbetet och det systematiska brandskyddsarbetet för verksamheterna samt i övrigt ansvaret för att nämndens verksamheter bedrivs på ett tryggt och säkert sätt så att risk för personskador och materiella skador minimeras.
 
Nämnd skall följa de administrativa råd och föreskrifter för kommunens olika verksamheter som beslutas av kommunstyrelsen.

Bemyndigande och allmänna uppgifter

3 §
Nämnd har inom sitt verksamhetsområde rätt

• att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden eller i annat   fall när det följer av lag eller annan författning eller av beslut av kommunfullmäktige
• att träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal
• att inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar med beaktande av utarbetade riktlinjer
• att inom de riktlinjer kommunfullmäktige fastställt bestämma om nämndens förvaltningsorganisation.

Punkt 2 och 4 i denna paragraf omfattas av nämnds rapporteringsskyldighet till kommunfullmäktige.

4 §
Nämnd har ansvaret för information om sin verksamhet till allmänheten.

5 §
Nämnd skall tillse att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten.
Nämnd skall inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller kommunens övriga nämnder. Nämnd får infordra yttranden och upplysningar från dessa övriga nämnder när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter.
Nämnd skall fullgöra de uppdrag som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen överlämnat till nämnden.

Ansvar och rapporteringsskyldighet

6 § Nämnd ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente och nämnds reglemente. Nämnd ska regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

Ansvar, rapporteringsskyldighet och information om medborgarförslag

6a §
Nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av medborgarförslag.
Nämnden ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut beräknas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober.

Arbetsformer

Mandattid för ledamöter och ersättare

7 §
Ledamöterna och ersättarna i nämnderna väljs, om inte annat är särskilt föreskrivet, för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige har ägt rum.

8 §
För barn- och utbildningsnämnden, tekniska nämnden, omsorgsnämnden och miljö- och byggnadsnämnden väljer kommunfullmäktige bland nämndens ledamöter ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. För valberedningen och valnämnden väljer kommunfullmäktige för mandattiden bland nämndens ledamöter en ordförande och en vice ordförande.

9 §
Ordföranden skall leda, samordna och övervaka nämndens verksamhet. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörandet av denna uppgift.

Ersättarnas tjänstgöring

10 §
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

11 §
En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Inkallande av ersättare

12 §
En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens kansli, som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.

Ersättare för ordföranden

13 §
Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Sammanträdena

Tidpunkt

14 §
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.
Sammanträden skall hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs.

Kallelse

15 §
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.
Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta.

Justering av protokoll

16 §
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnd kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.

Reservation

17 §
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

Delgivning

18 §
Delgivning med nämnd sker med ordföranden, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Undertecknande av handlingar

19 §
Nämnd bestämmer om vem eller vilka som skall underteckna avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden.
För det fall nämnd inte beslutat om vem som skall underteckna handlingar, avtal och skrivelser som beslutats av nämnden skall dessa handlingar undertecknas av ordföranden, eller vid förfall för denne vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer.

Nämnder med utskott

20 §
Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande.
Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.

21 §
Ersättare skall närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra.
Är ledamot av utskott hindrad att delta i ett sammanträde skall ledamoten kalla ersättare.
Ersättare skall inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen.
Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, skall fyllnadsval snarast förrättas.

22 §
Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det.
Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

23 §
I fråga om jäv, ledamot som avbrutit tjänstgöring, justering av protokoll och reservation gäller vad som i denna stadga är föreskrivit för nämnd.

24 §
De ärenden som skall avgöras av nämnden i dess helhet skall beredas av utskottet om beredning behövs.
Ordföranden eller förvaltningschefen överlämnar sådana ärenden till utskottet.
När ärendet beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut.

Närvarorätt

25 §
Den som väckt ett ärende genom medborgarförslag har rätt att delta i överläggningarna i ärendet när beslut ska fattas i anledning av förslaget utom i de fall som anges i 6 kap.19 a§ tredje stycket kommunallagen.

Kommunalrådet och kommunstyrelsens förste och andre vice ordförande får närvara och deltaga i de kommunala nämndernas överläggningar men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning.