Policy för inköp och upphandling

Inköp och upphandling, inom Tanums kommun samt i de helägda bolagen Tanums Bostäder AB och Tanums Hamnar AB, ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen om upphandling av koncessioner (LUK) samt annan berörd lagstiftning.

Till denna policy finns riktlinjer.

Policy för inköp och upphandling antagen 2021. Pdf, 289.7 kB. (Pdf, 289.7 kB)

1. Syfte

Policyn ska säkerställa att kommunens upphandlingar och inköp görs i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning, den Nationella upphandlingsstrategin, kommunens klimat- och miljöstrategi, denna policy samt andra relevanta bestämmelser.

2. FÖRUTSÄTTNINGAR

2.1 Övergripande

Upphandling är ett strategiskt verktyg som ska bidra till att kommunens mål uppfylls och att de ekonomiska resurserna utnyttjas effektivt.

Tanums kommun ska verka för en långsiktigt hållbar utveckling i samhället genom att upphandla varor, tjänster och byggentreprenader som bidrar till en god livsmiljö och har en begränsad påverkan på klimatet och liten negativ miljöpåverkan. Kommunens konsumtion ska inte bidra till barnarbete, undermåliga arbetsförhållanden eller tära på ändliga naturresurser. Detta ska göras genom att i upphandlingar och vid inköp ställa krav på hållbarhet när det gäller de ekologiska, sociala och ekonomiska aspekterna.

Tanums kommun ska uppfattas som en trovärdig och attraktiv affärspartner av leverantörsmarknaden och värna om en sund konkurrens. Kommunen ska kännetecknas av en effektiv inköps- och upphandlingsprocess med en professionell upphandlingsfunktion och kompetenta beställare. Utifrån det ska inköp göras på ett affärsmässigt sätt med hänsyn till rätt kvalitet utifrån verksamheterna behov, hållbarhetsaspekter som bland annat beskrivs i klimat- och miljöstrategin och därtill ska hänsyn tas till pris.

I upphandling ska kommunen behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke‐diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på̊ ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas.

Kommunens upphandlingar ska, om möjligt, ge goda förutsättningar för lokala företag samt små och medelstora företag att lämna anbud.

Kommunen ses som en upphandlande enhet. Kommunen ska ha en helhetssyn på upphandlingar och inköp där kommunens gemensamma bästa har företräde framför enskilda verksamheters intresse. Kommunen ska ta tillvara de vinster som följer av en samordning.

Var och en som deltar i en upphandling eller gör ett inköp ska vara Certifierad beställare, dvs ha genomgått en intern utbildning i inköp och upphandling där en del är hållbarhetsaspekten.

2.2 Hållbarhet

En hållbar utveckling tar hänsyn till dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter.

Miljömässigt hållbar upphandling
Kommunen har antagit en klimat- och miljöstrategi. Målet i strategin är att minska klimat- och miljöpåverkan för kommunen och dess helägda bolag genom att minska utsläppen av koldioxidekvivalenter.

En del av arbetet med att minska kommunens klimatpåverkan är att förebygga att avfall uppstår. Det förebyggande arbetet handlar om hur kommunen gör inköp och upphandlingar, och om logistik, lagring och användning av produkter.
Tanums kommun ska arbeta enligt avfallstrappan som är en gemensam modell för hela EU. Det bästa avfallet är det som inte uppstår.

Avfallstrappan beskriver olika steg att ta för att arbeta mot en cirkulär ekonomi. Målet är att sträva efter att ta sig så högt upp i trappan man kan, det vill säga att förebygga avfall, alternativt öka energi- och materialåtervinning.

Vid all upphandling och inköp ska relevanta miljökrav ställas. När miljökrav ställs och utvärderas ska i första hand Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier www.upphandlingsmyndigheten.se nyttjas. På upphandlingar där tillämpliga kriterier finns ska krav med minst nivå bas användas. Även kriterier för övriga två nivåer, avancerad och spjutspets, bör användas när dessa är relevanta för att upphandlingen ska bidra till uppfyllelse av mål i kommunens klimat- och miljöstrategi.

Vid användande av kriterierna bör det, vid behov, kontrolleras om dessa kan anpassas efter lokala och regionala förhållanden.

Socialt hållbar upphandling
Tanums kommun ska ställa krav på arbetsrättsliga villkor när det finns risk för oskäliga arbetsvillkor för arbete i Sverige. Villkoren ska anges från ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige för motsvarade arbetstagare inom den aktuella branschen.

Om arbetet utförs i andra länder där svensk rätt inte tillämpas, ska de arbetsrättsliga villkoren fastställas i enlighet med ILO1:s kärnkonventioner.

Kommunen ska, vid betydande hållbarhetsrisker, även ställa krav på en riskminimering för ansvarsfulla leveranskedjor. Uppförandekod för leverantörer, vilken bygger på ILO:s kärnkonventioner, FN:s barnkonvention samt FN:s definition av mänskliga rättigheter, ska tillämpas vid upphandlingar där det är relevant.

Ekonomiskt hållbar upphandling
Upphandlingsmyndigheten definierar ekonomiskt hållbar upphandling som; effektiv användning av skattemedel som bidrar till att stimulera ett väl fungerande näringsliv, en variation av leverantörer, sund konkurrens samt ekonomisk tillväxt som inte sker på bekostnad av människor eller miljö.
Kommunen ska sträva efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag ingår. Ytterligare faktorer utöver inköpspris bör vägas in och hänsyn kan tas till kostnaden över hela livscykeln.

2.3 Samordning

Upphandlingsverksamheten ska i möjligaste mån samordnas mellan kommunen och kommunala bolagen, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi, dels för att minimera de administrativa kostnaderna/hanteringen för upphandlingsverksamheten.

Samordning kan även ske med övriga kommuner inom upphandlingssamarbetet i norra Bohuslän (NoBo) och med Vänersborg, Uddevalla och Trollhättan (VästUpp) samt med andra myndigheter och upphandlingsorganisationers inköpscentraler.

3. ORGANISATION

3.1 Kommunstyrelsens roll

Kommunstyrelsen har det politiska och strategiska ansvaret för kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet.

3.1.2 Upphandlingsfunktionens roll

Upphandlingsfunktionen:

• arbetar strategiskt med upphandlingar för hela kommunen
• är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar
• ansvarar för att upphandlingar görs enligt de lagar och regler som reglerar upphandling
• publicerar upphandlingar samt sköter annan formell administration som regleras av upphandlingslagstiftningen
• återrapporterar om upphandlingar till kommunstyrelsen minst en gång per år
• ansvarar för att genomföra utbildning av ”Certifierade beställare”

3.2 Nämndens roll

Varje nämnd ansvarar för att inköp och upphandling görs enligt denna policy med riktlinjer.

3.2.2 Förvaltningens roll

Förvaltningen ska:

• tillse att avtal följs
• tillse att referensperson som tar fram verksamhetens krav i upphandling tillsätts
• ta fram en kravspecifikation till upphandlingen. Specifikationen ska vara anpassad till det behov som efterfrågas av verksamheten samt utifrån aktuella normer, lagar och regler
• ansvara för att relevanta hållbarhetskrav ställs
• ansvara för att medarbetare har den kompetens och beställarcertifiering som krävs för att genomföra upphandling och inköp på ett korrekt sätt
• ansvara för sina avtal

4. AFFÄRSETISKT FÖRHÅLLNINGSSÄTT

Vid alla upphandling och inköp ska kommunens policy mot mutor beaktas samt tillhörande lagar och regler.

5. REVIDERING

Denna policy för inköp och upphandling ska utvärderas och revideras vid behov. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna utvärdering sker och föreläggs kommunfullmäktige.